Aufruf über den Launcher: gVacation wird über den Launcher aufgerufen und befindet sich im unteren Bereich der App-Auflistung.




Eingabemaske: Nachdem die App ausgewählt wurde, erscheint folgende Eingabemaske:

 

Eingabe: Über das Feld “Erster Urlaubstag” kann der Nutzer das Startdatum seines Urlaubs eintragen. Auch kann ausgewählt werden, ob nur ein halber Tag (“Nur Nachmittag”) Urlaub genommen wird. 

 

Im Feld “Letzter Urlaubstag” trägt der Nutzer das Enddatum seines Urlaubs ein. Hier kann ausgewählt werden, ob der letzte Urlaubstag nur vormittags genommen werden soll (“Nur Vormittag”). Im Feld “Anzahl der Urlaubstage” wir die Summe der Urlaubstage, die sich durch die Eingabe der Urlaubsdaten ergibt, eingetragen. 

 

Zusätzlich kann ein Kommentar für den Antragsempfänger hinzugefügt werden. Die Art des Urlaubs (“Hauptkonto” oder  “Sonderurlaub”) kann ebenfalls festgelegt werden. 

 

Im nächsten Feld kann ausgewählt werden, von welchem Jahres-Urlaubskonto der Urlaub abgezogen werden soll.

 

 

Übersicht Konto & Anträge: Unter der “Absenden”-Schaltfläche erhält der Nutzer eine Übersicht über die beantragten bzw. verfügbaren Tage, sowie die eingereichten Anträge. 

 

Einreichen: Mit der Schaltfläche “Absenden” wird der Urlaubsantrag abgeschickt. Es erscheint eine Meldung, dass der Urlaubsantrag erfolgreich eingereicht wurde.

 

 

Vertretung ist abwesend: Im Falle der Abwesenheit der Vertretung des beantragenden Nutzers erscheint eine Hinweismeldung.


 

 

 

Nicht genügend Urlaubstage: Hat der User nicht mehr genügend Urlaubstage auf seinem Konto, erscheint folgender Hinweis.

 

 

 

Für Vorgesetzte: Wird ein Urlaubsantrag eingereicht, erhält die oder der Vorgesetzte eine Email. Die Bearbeitung des Antrags erfolgt direkt in Gmail. Es bestehen die Optionen “Genehmigen” oder “Ablehnen”. Zusätzlich kann dem Antragsteller eine Begründung bei Ablehnung zugesandt werden.


 



Bestätigung für Antragsteller: Wird ein Urlaubsantrag genehmigt, erhält der Antragsteller eine Bestätigungs-Mail.

 

 

 

Eintrag im Kalender: Nach Genehmigung wird der Urlaub des Antragstellers in seinem Kalender eingetragen.

 

 

 

Verwaltung (für HR- oder Office-Teams)

gVacation wird mit Hilfe einer G Suite Tabelle verwaltet, die folgende Tabellenblätter aufweist:

 

 

 

Mithilfe des ersten Tabellenblatts (bzw. Blätter), welches nach der Jahreszahl des Urlaubskontos benannt ist, erhält der verwaltende Nutzer einen Überblick über die Anzahl der von den Nutzern eingereichten Urlaubstage, sowie über die verbleibenden Rest-Urlaubstage. 

 

 

 

Mit dem Tabellenblatt “userlist”  können die einzelnen Nutzer, die Zugang zu gVcation erhalten sollen, verwaltet werden. Eingetragen werden müssen die Email-Adresse, ein Kurzname, Vor- und Nachname. Zusätzlich muss für jeden Nutzer die Emailadresse des Vorgesetzten (“manager”) bzw. der Person eingetragen werden, die über den Urlaubsantrag entscheidet.  


 

Zusätzlich kann ein Vertreter in die Liste eingetragen werden (“substitute”). 

 

Ausgewählt werden muss auch ein Kalender, in dem die für die Nutzer relevanten Feiertage festgelegt sind (“public holidays calendar”). Zusätzlich kann ein Teamkalender eingetragen werden. 

 

Die Eintragung der Feiertagskalender bzw. des Teamkalenders erfolgt über das Tabellenblatt (“public holiday calendars”) bzw. das Feld “team calender” auf dem Tabellenblatt “userlist”.. Hier muss jeweils die Kalendar-ID eines Google-Kalenders eingetragen werden. 

 


Um die Kalender-ID eines Google-Kalenders zu erhalten, klicken Sie in der Google-Kalender-App auf “Einstellungen”:


 

Danach klicken Sie auf “Kalender” und wählen einen Kalender per Klick aus. Die Kalender-ID finden Sie unter “Kalenderadresse”:

 

 

 

Im letzten Tabellenblatt (“admin”) wird festgelegt, wann die restlichen Urlaubstage des Vorjahrs verfallen, bzw. wann der “yearswitch” vollzogen werden soll. Im Feld “value” kann hier ein Datum, z. B. 31.03., eingetragen werden. 

 

 

 

Um ein neues Jahr hinzuzufügen, klickt man im Menü der Tabelle auf “gVacation” und dann auf “Add new year”:

 

 

Die Userdaten der Vorjahrestabelle werden übernommen.