gTemplate ist eine Chrome Extension welche es Ihnen ermöglicht, Entwürfe in Gmail permanent zu speichern, zu bearbeiten, mit anderen zu Teilen und diese zu einem Späteren Zeitpunkt zu versenden. Weiterhin können sie mit gTemplate Gruppenmails versenden, bei denen Variablen für Namen, Vornamen, Email und Datum vor dem Versenden automatisch mit den relevanten Daten aus Ihren aktuellen Google Kontakten gefüllt werden.


Installation:

Öffnen sie folgenden Link und klicken sie auf den “zu Chrome hinzufügen”-Button. 

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Sollten sie keinen gTemplate Ordner angelegt oder über einen Admin geteilt bekommen haben, öffnet sich die Options-Seite von gTemplate in der sie gebeten werden, den gTemplate Drive-Ordner auszuwählen.

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Wenn sie die Extension alleine verwenden, legen sie nun bitte einen ordner namens gTemplate in Ihrem Google Drive an und innerhalb dieses Ordners mindestens einen weiteren Ordner, in denen Templates gespeichert werden sollen (!). Suchen sie nach dem angelegten gTemplate Ordner im Suchfeld der Options-Seite und wählen Sie ihn aus. Klicken Sie anschließend auf “Select”.

Sollten sie die Extension Firmenintern benutzen, wählen sie den gTemplate Ordner aus, welcher von einem Administrator für Sie freigegeben wurde und klicken auf “Select”.


Die Rechteverwaltung für Ordner innerhalb von Google Drive wird auch für gTemplate übernommen.


Funktionen:


Templates Speichern:


Nachdem sie einen Entwurf verfasst haben, können sie diesen mit gTemplate

abspeichern, indem sie den Button “Save” klicken.

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Jetzt geben sie in dem Pop-Up noch den Ordner an, unter dem das Template abgespeichert wird: 

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Fertig! Das Entwurfsfenster wird automatisch geschlossen, sobald der Entwurf abgespeichert ist.


Bitte beachten sie, dass Gmail Änderungen an einem Entwurf immer erst mit einigen Sekunden Verzögerung abspeichert, warten Sie also ca. 5 Sekunden nach der letzten änderung an einem Entwurf, bevor sie diesen abspeichern oder verschicken.
Das erfolgreiche Speichern der Entwurfsänderungen erkennen Sie daran, dass sich die URL der Seite verändert, auf der sie sich befinden (die ID-Nummer am ende der URL wechselt)



Templates Öffnen:


Zum öffnen eines vorher mit gTemplate gespeicherten Entwurfs müssen sie sich im Posteingang von Gmail befinden. Hier befindet sich der Button zum Öffnen von Entwürfen:

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Klicken sie auf den “gTemplate”-Button, und anschliessend in dem Pop-Up auf den Ordner, unter dem das Template gespeichert ist, gefolgt von dem Template, das sie öffnen möchten:


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Haben sie einen Moment Geduld, während der Entwurf geladen wird.












Gruppenmail:


Um mit gTemplate Variablen für Namen benutzen zu können, müssen für alle potenziellen Empfänger der Mail Name und Nachname in den Google Kontakten hinterlegt sein.

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Sollte beim versenden einer Gruppenmail ein Kontakt nicht vorhanden oder nicht vollständig sein, wird die mail an diesen Nutzer nicht verschickt und sie erhalten eine Fehlermeldung.


Um eine Gruppenmail zu verschicken müssen sie lediglich anfangen, gTemplate Variablen in Ihrem Entwurf zu benutzen:

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Sobald sie über das Menü eine Variable einsetzen, oder einen Entwurf öffnen, der Variablen

enthält, wird der “Senden”-Button des Entwurfs-Fensters automatisch durch einen grünen Button zum Senden von Gruppenmails ersetzt:

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Mails später senden:


gTemplate hat die Möglichkeit, in Ihrem Namen Emails für Sie zu verschicken. Hierfür muss dem gTemplate Server die entsprechende Berechtigung gegeben werden. Diese Berechtigung kann über die Seite vergeben werden, die aufgerufen wird, sobald sie gTemplate installieren, alternativ wird ihnen der Link zum gTemplate Server im Dialog angeboten, falls sie dem Server nciht bekannt sein sollten und versuchen, eine Mail verzögert zu verschicken.


  1. Klicken Sie innerhalb eines Entwurfs auf “Weitere Optionen”

  2. Es öffnet sich ein Dialogfenster, hier bitte auf die Buttons für Datum und Zeit klicken um Datum und Zeit einzustellen und die Mail anschließend über Klick auf “3. Send Mail later” verschicken. 



Persönliche Notiz


Eine besondere Variable, die Sie in Ihre Entwürfe einsetzen können ist die “Persönliche Notiz”. Diese wird übernommen aus dem Notizfeld ihres eigenen Google Kontaktes:

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( Einstellung des Notizfelds in meinem eigenen Google Kontakt )